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重庆儿童救助基金会

档 案 管 理 制 度

第一章  总则

第一条  为规范行政事务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，结合本会实际，特制定本制度。

第二条  办公室为本会档案资料具体管理部门，负责本制度的具体实施。

            办公室应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。

第三条  档案资料分为文书档案资料、审计档案资料、财务档案资料、项目档案资料及宣传档案资料。文书档案资料、审计档案资料、财务档案资料须分类成册；项目档案资料按项目、年度分别立卷。

第四条  工作进行中形成的各种有保存价值的资料，都应按照本制度立卷归档。档案实行归口管理办法，办公室负责综合事务档案和宣传事务档案，财务部负责财务事务档案，项目部负责项目事务档案。

第二章  档案的归档范围

第五条   综合档案的归档范围包括：发文、收文、管理制度、政策文件、资质材料等。

第六条  宣传档案资料的归档范围包括：活动声像资料、媒体报道和其它相关资料。

第七条  会计档案的归档范围包括：审计年报、各种会计报表等。

第八条  项目档案的归档范围包括：项目的救助原始报表、回访记录等。

第三章  档案的立卷要求

第九条  案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第十条  卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附注在后；印件在前，定稿在后。

            会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。

第十一条  按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。

第十二条  案卷封面，填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数等。案卷封面应字迹要工整清晰。

第四章  档案的保管期限、保管、移交、销毁

第十三条  档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案时间为5年。

               凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久。

               凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期。

               凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表，保管期限定为短期。

第十四条  档案保管的基本任务是：使档案在存放和使用中始终有序；使档案在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。

              应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全工作，做到收实相符。

第十五条  档案不得借出、不得携带出境。

              如有特殊需要，档案经理事长批准，可以提供查阅、摘抄、复印。查阅、摘抄、复印档案须由档案管理人员陪同。

              查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十六条  档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第五章  附则

第十七条  本制度未尽事宜，依据《基金会管理条例》和本会章程的规定办理。

第十八条  本制度自本会理事会通过之日起执行，由重庆儿童救助基金会负责解释并修改。